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归档文件整理需要把握的哪些要素
归档文件整理要做到四个分开。
   1、归档与不归档的文件材料分开
收集来的文件并不是每一份都要归档的,我们要纠正两种错误认识,一是有文必档,二是红头文件(上级来文)都要归档。 
一般有以下几种文件可以不归档
   (1)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料;任免,奖惩非本机关工作人员的文件;供工作参考的抄件;征求意见未定稿的文件等。 
   (2)本机关文件材料中的重份文件;无查考利用价值的事务性,临时性文件;未经领导审阅、签发的未生效文件;一般性文件的历次修改稿,各次校对稿;无特殊保存价值的信封;不需办理的一般性人民来信,电话记录;机关内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等;本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料;为参考目的从各方面搜集的文件材料。 
   (3)同级机关和非隶属机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。 
   (4)下级机关的文件材料中,供参阅的简报,情况反映,抄报或越级抄报的一般性的文件材料。
  2、年度分开
文书档案是按年度进行整理的,如果单位几年未整理了,那么首先要将各年度的材料分开,同一个年度的文件材料放在一起,注意几点: 
   (1)一般以文件形成日期为准。 
   (2)计划,总结,预决算,统计报表,表彰等统一以文件的签发日期判定所属年度。
   (3)跨年度形成的会议文件归闭幕年。
   (4)几份文件作一件时,“件”的日期以排在前面的文件落款日期为准。
  3、保管期限分开
   (1)文书档案分永久和定期两种。定期中再分为30年和10年。 
   (2)各单位应根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求,结合本单位的实际,制订出一个科学、合理的保管期限表,以此为依据对归档文件划定正确的保管期限。
  4、类别分开按内设机构进行分类。
经过实践,这种分类法比较直观,便于操作,有一个机构就设置一个类,机构名称就是类目名称,各类之间的次序可按照本机关机构序列表的规定或习惯顺序排列。在分类时,是哪个组织(内设)机构在职能活动中形成的文件,即归入该机构;由几个机构共同承办的文件,归入主办机构。

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